Yrityksen taloushallinto vie helposti paljon aikaa, jos kuitit, laskut, kirjanpitoaineisto ja raportit kulkevat eri paikoissa. Digitaalinen taloushallinto kokoaa yrityksen taloustiedot yhteen paikkaan, jolloin yrittäjä näkee nopeammin, mitä yrityksessä tapahtuu ja mitä seuraavaksi pitää hoitaa.
Artikkelissa käymme läpi, mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa, mitä siihen kuuluu ja miten sähköinen järjestelmä helpottaa yrittäjän arkea.
5 tärkeintä nostoa artikkelista
- Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yrityksen talousasioiden hoitamista digitaalisesti niin, että laskut, tositteet, kirjanpito ja raportointi kulkevat ohjelmiston kautta.
- Taloushallinto kattaa yrityksen rahaliikenteen, kirjanpidon, laskutuksen, raportoinnin, palkkahallinnon ja viranomaisilmoitukset.
- Sähköinen taloushallinto auttaa yrittäjää vähentämällä käsityötä, nopeuttamalla tiedonkulkua ja pitämällä talous aineiston paremmin hallinnassa.
- Sähköisen taloushallinnon hyöty kasvaa erityisesti silloin, kun yrityksellä on paljon ostolaskuja, myyntilaskuja, palkkoja tai tarve seurata lukuja tarkemmin kuukauden aikana.
- Tilitoimisto Talouspro auttaa sähköisessä taloushallinnossa rakentamalla palvelukokonaisuuden yrityksen tarpeiden mukaan.
- Mitä tarkoittaa sähköinen taloushallinto?
- Mitä kuuluu taloushallintoon?
- Miten sähköinen taloushallinto auttaa yrittäjää arjessa?
- Mitkä ovat sähköisen taloushallinnon hyödyt?
- Kenelle sähköinen taloushallinto sopii?
- Miten taloushallinnon järjestelmä kannattaa valita?
- Paljonko sähköinen taloushallinto maksaa?
- Miten Tilitoimisto Talouspro auttaa sähköisessä taloushallinnossa?
- Lähteet
Mitä tarkoittaa sähköinen taloushallinto?
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yrityksen talousasioiden hoitamista digitaalisesti niin, että laskut, tositteet, kirjanpito ja raportointi kulkevat ohjelmiston kautta. Moni asiakkaamme kysyy, mitä on sähköinen taloushallinto käytännössä. Käytännön tasolla sähköinen taloushallinto näkyy arjessa esimerkiksi siinä, että yrittäjä voi tehdä myyntilaskun verkossa, hyväksyä ostolaskun puhelimella ja seurata kirjanpidon raportteja ilman paperikansioita.
IRS mukaan sähköisellä kirjanpito-ohjelmistolla, talousohjelmistolla tai muulla sähköisellä järjestelmällä ylläpidettyjä tietoja koskevat samat vaatimukset kuin paperisia asiakirjoja. Sähköinen taloushallinto toimii siis yrityksen virallisena tapana hallita taloustietoja, eikä pelkkänä arkea helpottavana lisätyökaluna.
Mitä kuuluu taloushallintoon?
Taloushallinto kattaa yrityksen rahaliikenteen, kirjanpidon, laskutuksen, raportoinnin, palkkahallinnon ja viranomaisilmoitukset. Kirjanpito muodostaa taloushallinnon ytimen, koska sen kautta yrityksen tulot, menot, varat ja velat kirjataan järjestelmällisesti. Taloushallinto ei kuitenkaan rajoitu pelkkään numeroiden tallentamiseen, vaan sen avulla yrittäjä seuraa yrityksen kannattavuutta, kassaa ja tulevia velvoitteita.
Hyvin hoidettu taloushallinto kertoo esimerkiksi, paljonko laskuja odottaa maksua, milloin arvonlisävero pitää ilmoittaa ja miten palkat hoidetaan oikein. Kun kokonaisuus toimii, yrittäjä ei joudu arvailemaan yrityksen taloudellista tilannetta hajallaan olevien kuittien, laskujen ja taulukoiden perusteella.
Miten sähköinen taloushallinto auttaa yrittäjää arjessa?
Sähköinen taloushallinto auttaa yrittäjää vähentämällä käsityötä, nopeuttamalla tiedonkulkua ja pitämällä talous aineiston paremmin hallinnassa. Kun laskut, kuitit ja raportit löytyvät samasta järjestelmästä, yrittäjän ei tarvitse etsiä tietoja sähköposteista, mapista tai eri tiedostoista. Kuten Suomi.fi-sivulla todetaan, yrityksen taloushallinnon voi ulkoistaa joko kokonaan tai osittain tilitoimistolle. Tilitoimisto voi hoitaa kirjanpidon ja tilinpäätösten lisäksi palkanlaskennan, laskujen käsittelyn sekä viranomaisilmoitukset. Seuraavaksi avaamme tarkemmin, miten sähköinen taloushallinto helpottaa tositteiden säilyttämistä, raportointia ja vähentää rutiinityön määrää.
Kuitit ja laskut pysyvät tallessa digitaalisesti
Digitaalinen taloushallinto auttaa pitämään kuitit, ostolaskut ja myyntilaskut tallessa ilman paperipinoja. Veron sivulla muistutetaan, että tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto pitää säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Sähköinen tallennus helpottaa tätä velvoitetta, kun aineisto kulkee järjestelmään heti eikä jää auton hansikaslokeroon tai sähköpostin liitteisiin.
Talouden seuranta helpottuu reaaliaikaisilla raporteilla
Reaaliaikaiset raportit näyttävät yrittäjälle, mihin suuntaan yrityksen talous liikkuu. Kun myynti, ostot ja pankkitapahtumat päivittyvät järjestelmään, raportit kertovat tilanteesta nopeammin kuin kerran kuussa koottu paperiaineisto. Älykäs taloushallinto hyödyntää dataa ja automaatiota niin, että toistuvat tapahtumat kirjautuvat sujuvammin ja poikkeamat huomataan ajoissa. Ajantasainen tieto auttaa tekemään päätöksiä esimerkiksi investoinneista, rekrytoinneista ja hinnoittelusta.
Yrittäjä käyttää vähemmän aikaa rutiinitöihin
Yrittäjän aika vapautuu tärkeämpiin töihin, kun taloushallinnon rutiinit eivät vie iltoja ja viikonloppuja. Sähköinen järjestelmä voi nopeuttaa laskujen lähettämistä, ostolaskujen hyväksyntää, kuittien toimittamista ja raporttien lukemista. Tilitoimiston kanssa tehtävä yhteistyö helpottuu, kun sama aineisto näkyy molemmille osapuolille ilman erillisiä liitetiedostoja ja muistutusviestejä. Tilitoimisto Talouspro auttaa valitsemaan yritykselle sopivan tavan hoitaa sähköistä taloushallintoa, jos nykyinen arki tuntuu liian työläältä.
Mitkä ovat sähköisen taloushallinnon hyödyt?
Sähköisen taloushallinnon hyödyt näkyvät ajansäästönä, parempana seurattavuutena ja pienempänä virheiden määränä. Usein kuulemme pohdittavan, miksi sähköinen taloushallinto kannattaa ottaa käyttöön. Yleensä syy löytyy arjesta: laskut pitää saada lähtemään ajallaan, kuitit talteen, raportit näkyviin ja viranomaisilmoitukset hoidettua ilman ylimääräistä säätöä. Kun taloushallinto toimii sähköisesti, tieto kulkee nopeammin yrittäjän, tilitoimiston ja ohjelmiston välillä. Verkkolaskut pienentävät näppäilyvirheiden riskiä, automaatio vähentää toistuvaa tallentamista ja raportointi tukee päätöksen tekoa. Hyöty kasvaa erityisesti silloin, kun yrityksellä on paljon ostolaskuja, myyntilaskuja, palkkoja tai tarve seurata lukuja tarkemmin kuukauden aikana.
Kenelle sähköinen taloushallinto sopii?
Sähköinen taloushallinto sopii erityisesti yritykselle, joka haluaa hoitaa kirjanpidon, laskut ja raportoinnin selkeämmin ja nopeammin. Sähköinen taloushallinto pienyritykselle kannattaa rakentaa riittävän kevyeksi, jotta ohjelmisto ei tee arjesta monimutkaisempaa kuin ennen. Pienten yritysten sähköinen taloushallinto voi tarkoittaa esimerkiksi sähköistä laskutusta, kuittien kuvaamista, pankkiyhteyksiä ja raporttien lukemista verkossa. Edullinen sähköinen taloushallinto toimii, kun palvelu vastaa yrityksen todellista tarvetta.
Kuulemme monilta toiminimiyrittäjiltä usein saman kysymyksen: pitääkö toiminimellä tehdä kirjanpitoa. Kyllä pitää, sillä yritystoiminta edellyttää kirjanpidon järjestämistä yritysmuodosta riippuen oikealla tavalla. Tilitoimisto auttaa valitsemaan järkevän laajuuden, jotta yrittäjä ei maksa turhasta.
Miten taloushallinnon järjestelmä kannattaa valita?
Taloushallinnon järjestelmä kannattaa valita yrityksen koon, tapahtumamäärien, toimialan ja oman työskentelytavan mukaan. Paras kirjanpito-ohjelma ei tarkoita kaikille samaa, koska yksinyrittäjä, työnantajayritys ja kasvava osakeyhtiö tarvitsevat eri asioita.
Usein asiakkaamme kysyvät, mikä on paras taloushallinto-ohjelma. Paras taloushallinto-ohjelma on sellainen, joka tukee laskutusta, ostolaskuja, kirjanpitoa, raportointia ja tilitoimiston työtä ilman turhia välikäsiä. Sivuillamme kerromme, että teemme yhteistyötä Finago Procountorin ja Visma Netvisorin kanssa. Käytössämme ovat myös heidän nykyaikaiset sähköiset taloushallinnon ohjelmistonsa, joita voi käyttää selaimella ja mobiilisovelluksella. Näiden lisäksi käytössämme on Visma Fivaldi, joka tarjoaa digitaaliset työkalut myös pienille yrityksille helposti ja kustannustehokkaasti.
Paljonko sähköinen taloushallinto maksaa?
Sähköinen taloushallinto maksaa yleensä sen mukaan, kuinka laaja palvelu yritykselle rakennetaan ja paljonko taloushallinnon tapahtumia kuukaudessa kertyy. Hinta voi sisältää esimerkiksi ohjelmiston, kirjanpidon, palkanlaskennan, ostolaskujen käsittelyn, myyntilaskutuksen, raportoinnin ja neuvonnan.
Yrityksen kirjanpito hinta riippuu muun muassa tositteiden määrästä, yhtiömuodosta, arvonlisäverovelvollisuudesta, palkoista ja siitä, kuinka suuren osan kirjanpidosta yrittäjä hoitaa itse. Sähköisen taloushallinnon hintaa ei kannata katsoa pelkkänä kuukausikuluna. Olennaisempaa on arvioida, paljonko palvelu säästää yrittäjän aikaa, vähentää virheitä ja auttaa tekemään parempia päätöksiä ajantasaisen taloustiedon avulla.
Miten Tilitoimisto Talouspro auttaa sähköisessä taloushallinnossa?
Taloushallinnon ei tarvitse nojata paperipinoihin, erillisiin tiedostoihin ja kuittien perässä kyselyyn. Tilitoimisto Talouspro rakentaa sähköisen taloushallinnon palvelukokonaisuuden yrityksen tarpeiden mukaan, jotta kirjanpito, palkkahallinto, laskut, raportointi ja viranomaisilmoitukset kulkevat mahdollisimman sujuvasti samassa kokonaisuudessa.
Toimimme auktorisoituna tilitoimistona ja Taloushallintoliiton jäsenenä Lahdessa ja Sysmässä, mutta sähköisten työkalujen avulla taloushallinto hoituu ajasta ja paikasta riippumatta. Kuten sivuillamme kirjoitamme, tarjoamme luotettavat ja nopeat kirjanpito- ja tilinpäätöspalvelut, joiden laajuudesta sovimme asiakkaan kanssa. Palvelukokonaisuuksia voi myös muuttaa joustavasti sopimuksen aikana. Sähköinen taloushallinto Tilitoimisto Talouspron kanssa voi sisältää kirjanpidon, palkkahallinnon, myynti- ja ostolaskut, matka- ja kululaskut, pankkiyhteydet, raportoinnin sekä viranomaisilmoitukset. Ota yhteyttä ja pyydä tarjous, niin katsomme yrityksellesi sopivan tavan hoitaa taloushallinto sujuvammin.